Filum

Trois choses avant la première passe : la connexion, un dossier d'archive et au moins un dossier Outlook depuis lequel archiver.

• Une connexion Microsoft. Elle va chercher le courrier et relie en même temps le compte bimover ; il n'y a pas de deuxième identifiant. Si un bureau n'autorise les programmes extérieurs qu'après approbation, son informatique approuve Filum une fois ; dans le centre d'administration Microsoft, il figure sous « Filum Mailspace ». L'application affiche le lien pour cela exactement au moment où une connexion échoue pour cette raison.
• Dossier d'archive et domaine propre. Le bureau choisit lui-même l'emplacement de stockage. Son propre domaine vient de la connexion, et c'est ainsi que Filum distingue l'entrant du sortant. Qui écrit sous plusieurs domaines ajoute les autres dans les réglages, sous « Autres domaines propres ».
• Les dossiers Outlook. Chaque participant classe son courrier de projet dans un dossier Outlook à lui et l'archive lui-même vers le même dossier de projet. Filum y rassemble les messages.
• Plateformes. Des applications autonomes pour macOS et Windows. Toutes deux sont bâties sur le même noyau : mêmes étapes, mêmes libellés, même résultat.

• Filum n'empêche pas les modifications, il les rend détectables. Quiconque a le droit d'écrire dans le dossier peut changer des fichiers. Le procès-verbal montre alors que quelque chose est différent.
• Pas de sceau, pas de disque en lecture seule, et l'archive n'est pas stockée sur une chaîne de blocs. C'est une décision, pas une tâche en attente.
• Savoir si une organisation de conservation donnée satisfait aux règles se décide par la procédure du bureau, pas par un programme. Nous disons ce que fait Filum ; nous ne donnons pas de conseil juridique.
• Filum n'archive que ce qui a été classé. Après chaque passe, Filum annonce dans quelle mesure les conversations déjà commencées dans l'archive sont classées complètement. D'une conversation dont rien n'a jamais été classé, Filum ne dit rien.
• Ne sont pas saisis comme messages : les conversations Teams et les brouillons. Les pièces jointes dans le nuage qui arrivent sous forme de lien au lieu de fichier sont archivées comme ce lien.
• Pour chaque message, Filum écrit un fichier d'archive à lire. Il rend le contenu, pas l'apparence : les polices, les couleurs et la position des images dans le texte se perdent, et quelques formats d'image sont entièrement laissés de côté. Le .eml du courriel se trouve, intact, dans .filum/originale.

À lire

• Quand quelqu'un part, le projet reste Pour la direction du bureau : pourquoi le courrier de projet appartient au projet et non à la boîte.
• Filum, côté technique Pour l'informatique : autorisations, chemins des données, format d'archive, vérifiabilité, exploitation et limites.
• Filum et la protection des données Rôles, ce qui quitte l'appareil, droit d'accès, effacement, délais par catégorie.
• Ce que l'archive vaut en cas de litige Valeur probante selon le CPC, les délais du secteur de la construction, et ce qu'il faut faire en premier.

À remplir

Les modèles existent aussi en texte modifiable, en libre accès et sous une licence qui permet de les adapter. Qui introduit un règlement le modifie le plus souvent. Voir les modèles en texte

• Règlement d'utilisation du courrier électronique et d'internet
• Règlement d'archivage
• Registre des activités de traitement
• Clauses types pour la déclaration de protection des données et le contrat

Les quatre fiches à lire existent en allemand et en anglais, les modèles en allemand. Pas un conseil juridique. Chaque fiche nomme la norme sur laquelle elle s'appuie et dit où une question reste ouverte.