Filum

Tre cose prima del primo passaggio: l'accesso, una cartella d'archivio e almeno una cartella di Outlook da cui archiviare.

• Un accesso Microsoft. Va a prendere la posta e collega allo stesso tempo l'account bimover; non c'è un secondo accesso. Se uno studio ammette i programmi esterni solo dopo approvazione, la sua informatica approva Filum una volta; nel centro di amministrazione Microsoft figura come «Filum Mailspace». L'applicazione mostra il link per farlo esattamente quando un accesso fallisce per questo motivo.
• Cartella d'archivio e dominio proprio. Lo studio sceglie da sé il percorso di memorizzazione. Il tuo dominio viene dall'accesso, ed è così che Filum distingue l'entrata dall'uscita. Chi scrive sotto più domini aggiunge gli altri nelle impostazioni, sotto «Altri domini propri».
• Le cartelle di Outlook. Ogni partecipante classifica la propria posta di progetto in una cartella di Outlook sua e la archivia da sé nella stessa cartella di progetto. Filum vi riunisce i messaggi.
• Piattaforme. Applicazioni autonome per macOS e Windows. Entrambe sono costruite sullo stesso nucleo: stessi passi, stesse diciture, stesso risultato.

• Filum non impedisce le modifiche, le rende riconoscibili. Chiunque abbia il diritto di scrivere nella cartella può cambiare file. Il verbale mostra allora che qualcosa è diverso.
• Nessun sigillo, nessun disco a sola lettura, e l'archivio non è salvato su una catena di blocchi. È una decisione, non una voce in attesa.
• Se una data organizzazione della conservazione soddisfi le regole lo decide la procedura dello studio, non un programma. Noi diciamo cosa fa Filum; non diamo consulenza legale.
• Filum archivia solo quello che è stato classificato. Dopo ogni passaggio Filum comunica quanto completamente sono classificate le conversazioni già cominciate nell'archivio. Di una conversazione da cui non è mai stato classificato nulla, Filum non dice nulla.
• Non vengono rilevati come messaggi: le chat di Teams e le bozze. Gli allegati nella nuvola che arrivano come link invece che come file vengono archiviati come quel link.
• Per ogni messaggio Filum scrive un file d'archivio da leggere. Riproduce il contenuto, non l'aspetto: caratteri, colori e la posizione delle immagini nel testo si perdono, e alcuni formati d'immagine restano fuori del tutto. Il .eml del messaggio sta intatto in .filum/originale.

Da leggere

• Quando qualcuno se ne va, il progetto resta Per la direzione dello studio: perché le e-mail di progetto appartengono al progetto e non alla casella.
• Filum, dal lato tecnico Per l'informatica: autorizzazioni, percorsi dei dati, formato dell'archivio, verificabilità, esercizio e limiti.
• Filum e la protezione dei dati Ruoli, cosa lascia il dispositivo, diritto d'accesso, cancellazione, termini per categoria.
• Cosa regge l'archivio in caso di controversia Valore probatorio secondo il CPC, i termini del settore delle costruzioni e cosa fare per primo.

Da compilare

I modelli esistono anche come testo da modificare, pubblici e con una licenza che consente di adattarli. Chi introduce un regolamento di solito lo modifica. Vedi i modelli come testo

• Regolamento sull'uso di e-mail e Internet
• Regolamento di archiviazione
• Registro delle attività di trattamento
• Testi modello per informativa sulla protezione dei dati e contratto

I quattro fogli da leggere esistono in tedesco e in inglese, i modelli in tedesco. Non è una consulenza legale. Ogni foglio indica la norma su cui si basa e dice dove una questione è aperta.