Mailarchiv · Mac · Windows

Filum

Aus fünf Ausschnitten wird eine Geschichte.

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Was Filum macht

Jedes Postfach kennt nur seinen Teil.

Die Bauherrschaft schrieb der Bauleitung, die Statik antwortete dem Architekten, die Unternehmung meldete sich bei allen dreien. Jedes Postfach kennt seinen Ausschnitt, und niemand hat das Ganze. Filum legt die Ausschnitte in einem Projektordner zusammen: Alle Beteiligten archivieren selbst, mit der eigenen Anmeldung, und am Ende liest sich eine Geschichte statt fünf Teilansichten.

Filum holt die einsortierten Mails über die Microsoft-Anmeldung der Person, die den Lauf startet: Filum sieht nur, was diese Person ohnehin sehen darf. Nach dem ersten Lauf archiviert Filum alle zwei Stunden von selbst weiter und sieht dabei die Kopfzeilen des Posteingangs durch, nicht den Inhalt: Dort stehen die Unterschriften der Absender, und ihre Schlüssel verfallen. Was Filum sichert, wartet auf dem Rechner, bis die zugehörige Nachricht abgelegt ist, und geht erst mit ihr ins Archiv. Wer lieber selbst bestimmt, wann archiviert wird, schaltet das in den Einstellungen ab. Geschrieben wird an den Ablagepfad, den das Büro selbst wählt, zum Beispiel auf dem eigenen NAS.

Ein zweiter Lauf weiss, was schon da liegt: Filum erkennt jede Nachricht an ihrem Inhalt, nicht an der Datei, die der Mailserver gerade herausgibt. Sonst legte jeder Quartalslauf dieselben Mails ein zweites Mal ab. Dieselbe Nachricht aus drei Postfächern wird eine Datei, die alle drei Fundorte nennt, und die Verläufe stellt Filum selbst zusammen, weil dieselbe Konversation in jedem Postfach anders heisst.

  • Jede Person archiviert ihre einsortierten Projektmails selbst, alle in denselben Projektordner
  • Je Nachricht eine lesbare PDF-Datei zum Anklicken, dazu die .eml, wie das Postfach sie herausgibt, unangetastet unter .filum/originale, Anhänge als Dateien (derselbe Anhang aus zehn Mails liegt einmal da), Verläufe als lesbare HTML
  • Übersicht mit Suche und Filter (Eingang/Ausgang/Jahr/Anhang), offline, ohne Server
  • Jeder Lauf schreibt einen Beleg: eine Prüfsumme über den ganzen Bestand, die auf die vorige zeigt, dazu ein Zeitstempel eines unabhängigen Dienstes (RFC 3161)
  • Übersicht, Verläufe und Liesmich auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch
  • Archiviert nach dem ersten Lauf alle zwei Stunden von selbst und sichert dabei die Unterschriften der Absender, bevor deren Schlüssel verfallen; abschaltbar

Was drin ist

  • Fünf Jahre Haftung ab Abnahme (OR 371 Abs. 2) und dreissig Tage, bis das Postfach einer ausgetretenen Person weg ist
  • Wer in fünf Jahren sucht, braucht einen Dateimanager und einen Browser, nicht Filum
  • Nachrechnen ohne uns: im Archiv liegt ein kurzes Prüfskript, das nur die Python-Standardbibliothek braucht
  • Der Ablageort gehört dem Büro: ein Pfad im eigenen Archiv, keine Cloud von uns
  • Ein Login: dieselbe Anmeldung holt die Mails und verbindet das bimover-Konto

Warum es das gibt

  • Architektur- und Planungsbüros ab etwa fünf Personen: darunter ist die Ablage von Hand noch überschaubar
  • Büros mit Microsoft 365 und einem eigenen Archiv auf NAS oder Server
  • Projekte, deren Korrespondenz die Haftungsdauer überleben muss

Passt am besten zu

Im Archiv

Was am Ende im Ordner liegt

Dateien, keine Datenbank. Sichtbar sind zwei Dinge: die Seite, die man anklickt, und der Ordner mit den Nachrichten. Alles Übrige liegt im Ordner .filum. Der Punkt am Anfang blendet ihn aus, weil ihn niemand anklicken muss; verloren geht dabei nichts.

Die Übersichtsseite eines Filum-Archivs: Projektnummer und Name, darunter Suche, Filter nach Eingang und Ausgang, Jahr und Anhang, und die Liste der Konversationen mit Beteiligten und Zahlen.
Die Seite, die man anklickt. Das Bild kommt aus dem Beispielprojekt, das die App mitbringt: 1037 erfundene Nachrichten eines erfundenen Büros.
  • Mails ansehen.html Der Hauptzugang: Suche und Filter nach Eingang/Ausgang, Jahr und Anhang. Der Suchindex steht im HTML selbst, damit die Datei direkt von der Platte funktioniert.
  • Mails/ Jede Nachricht als eigene PDF-Datei zum Lesen. Datum und Uhrzeit stehen vorne im Namen, damit der Ordner chronologisch sortiert. Ein PDF öffnet jeder Rechner ohne Zusatzprogramm.
  • .filum/originale/ Die Nachrichten als .eml, unangetastet: die Bytes, wie sie aus dem Postfach kamen, das Originalste, was Filum bekommt. Jede heisst wie ihre PDF-Datei, nur mit anderer Endung. Sie sind der Nachweis, das PDF ist die Lesefassung.
  • .filum/verlaeufe/ Ein Verlauf ist eine lesbare HTML-Datei, chronologisch von der ersten bis zur letzten Nachricht.
  • .filum/anhaenge/ Herausgelöst und nur einmal abgelegt: derselbe Plan aus zehn Mails liegt genau einmal da.
  • .filum/verzeichnis.csv Der Notausgang: eine Zeile je Mail, lesbar in jedem Texteditor und jeder Tabellenkalkulation.
  • .filum/liesmich.txt Was das hier ist und wie man darin sucht, für die Person, die den Ordner in acht Jahren zum ersten Mal öffnet.
  • .filum/belege/ Je Lauf ein Beleg, verkettet mit dem vorigen, dazu ein Zeitstempel eines Dritten. Den holt Filum, sobald der Zeitstempeldienst erreichbar ist; war er es gerade nicht, siegelt der nächste Lauf oder die nächste Prüfung nach. Nachrechnen lässt sich das mit dem Skript .filum/pruefen.py, das nur die Python-Standardbibliothek braucht.

Der Dateiname trägt schon die halbe Suche

2019-04-02 0914 Eingang - Anna Muster - Baugesuch Sonnenhof a3f19c82.pdf

Datum und Uhrzeit voran, damit jeder Dateimanager chronologisch sortiert. Ortszeit, nicht UTC, weil man nach der Uhrzeit sucht, die im Mailprogramm stand. Nur ASCII, weil Mac und Windows Umlaute in Dateinamen unterschiedlich ablegen und das über SMB sonst schiefgeht; der echte Betreff steht in der Übersicht und im Verzeichnis.

Unterlagen

Zum Nachlesen und zum Ausfüllen

Acht Blätter als PDF, auf Deutsch. Die ersten vier erklären, was Filum tut und was es nicht tut. Die anderen vier sind Vorlagen für die Einführung im Büro: Sie füllen die Klammern aus, und Ihre Rechtsberatung liest darüber.

Zum Nachlesen

Zum Ausfüllen

Die Vorlagen gibt es zusätzlich als Text zum Bearbeiten, offen und unter einer Lizenz, die das Anpassen erlaubt. Wer ein Reglement einführt, ändert es meistens. Vorlagen als Text ansehen

Die vier Blätter zum Nachlesen gibt es auf Deutsch und Englisch, die Vorlagen auf Deutsch. Keine Rechtsberatung. Jedes Blatt nennt die Norm, auf die es sich stützt, und sagt, wo eine Frage offen ist.

Preise

Pro archiviertem Postfach und Jahr

Gezählt werden die Postfächer, aus denen archiviert wurde, nicht die Personen, die einen Lauf starten. Dasselbe Postfach in zwei Projekten desselben Büros zählt einmal. Gerechnet wird wie bei der Steuer: Jeder Satz gilt nur für die Postfächer in seinem Bereich.

1-10 Postfächer
CHF 50
je Postfach in diesem Bereich, im Jahr
11-20 Postfächer
CHF 40
je Postfach in diesem Bereich, im Jahr
21-30 Postfächer
CHF 30
je Postfach in diesem Bereich, im Jahr
31+ Postfächer
CHF 25
je Postfach in diesem Bereich, im Jahr

Was kostet es euer Büro?

CHF 900 im Jahr

CHF 45 je Postfach im Schnitt

Mindestbetrag CHF 250 im Jahr

Das ist der Preis für 5 Postfächer. Wer weniger archiviert, zahlt trotzdem das kleinste Paket. Rechnung und Gewährleistung kosten bei zwei Postfächern dasselbe wie bei zwanzig.

Betreuung, wenn ihr sie braucht

Das erste Jahr bringt 2 Stunden mit, für die Einrichtung und einen Durchgang mit dem Team: CHF 380. Danach kostet Betreuung, was sie braucht. Je mehr Stunden ihr im Lauf der Jahre bezieht, desto günstiger wird die nächste, und der Stand fällt nie zurück.

  • Stunde 1 bis 5 CHF 190
  • Stunde 6 bis 10 CHF 170
  • ab Stunde 11 CHF 150

Die Sätze gelten für alle Programme von bimover, nicht nur für Filum, und sie gelten gleich, ob ihr im Voraus oder auf Rechnung zahlt. Vorausbezahlte Stunden solltet ihr innert zwei Jahren brauchen; danach melden wir uns, bevor etwas verfällt.

Drei Jahre im Voraus kosten zweieinhalb Jahresbeiträge, bei 20 Postfächern also CHF 2 250.

Was ein Fehler unserer Software verursacht, kostet nie etwas. Wer eigene Fehler in Stunden abrechnet, verkauft seine Fehler.

Nach jedem Lauf meldet die App, welche Postfächer archiviert wurden: als Hashes, nie als Adressen. Dazu, wie viele Nachrichten im Archiv liegen, der wievielte Lauf es war und der Beleg dieses Laufs. So fällt auf, wenn ein Archiv später schrumpft. Inhalte gehen keine hinaus: kein Betreff, keine Adresse, kein Dateiname.

So kommt Filum ins Büro

Anmelden, Ordner wählen, Lauf starten

Vor dem ersten Lauf braucht es drei Dinge: die Anmeldung, einen Ablageordner und mindestens einen Outlook-Ordner, aus dem archiviert wird.

Sie holt die Mails und verbindet zugleich das bimover-Konto; einen zweiten Login gibt es nicht. Wenn ein Büro fremde Programme nur nach Freigabe zulässt, gibt seine IT Filum einmal frei; in der Microsoft-Verwaltung heisst es dort «Filum Mailarchiv». Den Link dazu zeigt die App genau dann, wenn eine Anmeldung daran scheitert.

Eine Microsoft-Anmeldung

Den Ablagepfad wählt das Büro selbst. Die eigene Domain kommt aus der Anmeldung, daran unterscheidet Filum Eingang von Ausgang. Wer unter mehreren Domains schreibt, ergänzt die weiteren in den Einstellungen der App unter «Weitere eigene Domains».

Archivordner und eigene Domain

Jede beteiligte Person sortiert ihre Projektmails in einen eigenen Outlook-Ordner und archiviert sie selbst in denselben Projektordner. Filum führt die Nachrichten dort zusammen.

Die Outlook-Ordner

Eigenständige Apps für macOS und Windows. Beide sind aus demselben Kern gebaut: gleicher Ablauf, gleiche Beschriftungen, gleiches Ergebnis. Die Mac-Fassung erscheint zuerst.

Plattformen

Filum kommt über die Stores

Zuerst erscheint die Mac-Fassung im App Store, danach die Windows-Fassung im Microsoft Store. Noch steht keine der beiden dort, und einen Termin gibt es noch nicht. Schreib uns, dann gehen wir den ersten Lauf gemeinsam durch.

Ehrlicher Stand

Was Filum nicht zusichert

Damit niemand etwas hineinliest, was nicht drinsteht.

  • Filum verhindert keine Änderung, es macht sie feststellbar. Wer Schreibrechte auf den Ordner hat, kann Dateien ändern. Der Beleg zeigt danach, dass etwas anders ist.
  • Kein Siegel, kein schreibgeschütztes Laufwerk, keine Blockchain. Das ist eine Entscheidung, kein Rückstand.
  • Ob eine Aufbewahrung den Vorschriften genügt, entscheidet das Verfahren im Büro, nicht ein Programm. Wir sagen, was Filum tut, und beraten nicht rechtlich.
  • Filum archiviert nur, was einsortiert wurde. Nach jedem Lauf sagt Filum, wie vollständig die Konversationen abgelegt sind, die im Archiv schon begonnen haben. Über eine Konversation, aus der noch nie eine Mail einsortiert wurde, sagt Filum nichts.
  • Nicht als Nachricht erfasst: Teams-Chats und Entwürfe. Cloud-Anhänge, die als Link statt als Datei ankommen, liegen im Archiv als Link.
  • Für jede Nachricht schreibt Filum eine Archivdatei zum Lesen. Sie gibt den Inhalt wieder, nicht das Aussehen: Schriften, Farben und die Lage der Bilder im Text gehen verloren, einzelne Bildformate bleiben ganz weg. Die .eml der Mail liegt unangetastet unter .filum/originale.