Filum

Vor dem ersten Lauf braucht es drei Dinge: die Anmeldung, einen Ablageordner und mindestens einen Outlook-Ordner, aus dem archiviert wird.

• Eine Microsoft-Anmeldung. Sie holt die Mails und verbindet zugleich das bimover-Konto; einen zweiten Login gibt es nicht. Wenn ein Büro fremde Programme nur nach Freigabe zulässt, gibt seine IT Filum einmal frei; in der Microsoft-Verwaltung heisst es dort «Filum Mailspace». Den Link dazu zeigt die App genau dann, wenn eine Anmeldung daran scheitert.
• Archivordner und eigene Domain. Den Ablagepfad wählt das Büro selbst. Die eigene Domain kommt aus der Anmeldung, daran unterscheidet Filum Eingang von Ausgang. Wer unter mehreren Domains schreibt, ergänzt die weiteren in den Einstellungen der App unter «Weitere eigene Domains».
• Die Outlook-Ordner. Jede beteiligte Person sortiert ihre Projektmails in einen eigenen Outlook-Ordner und archiviert sie selbst in denselben Projektordner. Filum führt die Nachrichten dort zusammen.
• Plattform. Eine eigenständige App für den Mac und für Windows.

• Filum verhindert keine Änderung, es macht sie feststellbar. Wer Schreibrechte auf den Ordner hat, kann Dateien ändern. Der Beleg zeigt danach, dass etwas anders ist.
• Kein Siegel, kein schreibgeschütztes Laufwerk, und das Archiv liegt auf keiner Blockchain. Das ist eine Entscheidung, kein Rückstand.
• Ob eine Aufbewahrung den Vorschriften genügt, entscheidet das Verfahren im Büro, nicht ein Programm. Wir sagen, was Filum tut, und beraten nicht rechtlich.
• Filum archiviert nur, was einsortiert wurde oder eine Regel einem Projekt gibt. Nach jedem Lauf sagt Filum, wie vollständig die Konversationen abgelegt sind, die im Archiv schon begonnen haben. Über eine Konversation, aus der noch nie eine Mail ins Archiv kam, sagt Filum nichts.
• Nicht als Nachricht erfasst: Teams-Chats und Entwürfe. Cloud-Anhänge, die als Link statt als Datei ankommen, liegen im Archiv als Link.
• Für jede Nachricht schreibt Filum eine Archivdatei zum Lesen. Sie gibt den Inhalt wieder, nicht das Aussehen: Schriften, Farben und die Lage der Bilder im Text gehen verloren, einzelne Bildformate bleiben ganz weg. Die .eml der Mail liegt unangetastet unter .filum/originale.

Zum Nachlesen

• Wenn jemand geht, bleibt das Projekt Für die Büroleitung: warum Projektmails dem Projekt gehören und nicht dem Postfach.
• Filum, technisch Für die IT: Berechtigungen, Datenwege, Archivformat, Prüfbarkeit, Betrieb und Grenzen.
• Filum und der Datenschutz Rollen, was das Gerät verlässt, Auskunft, Löschen, Fristen nach Kategorien.
• Was das Archiv im Streitfall trägt Beweiswert nach ZPO, die Fristen der Baubranche, und was zuerst zu tun ist.

Zum Ausfüllen

Die Vorlagen gibt es zusätzlich als Text zum Bearbeiten, offen und unter einer Lizenz, die das Anpassen erlaubt. Wer ein Reglement einführt, ändert es meistens. Vorlagen als Text ansehen

• Nutzungsreglement Mail und Internet
• Archivierungsreglement
• Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten
• Textbausteine für Datenschutzerklärung und Vertrag

Die vier Blätter zum Nachlesen gibt es auf Deutsch und Englisch, die Vorlagen auf Deutsch. Keine Rechtsberatung. Jedes Blatt nennt die Norm, auf die es sich stützt, und sagt, wo eine Frage offen ist.